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长沙代理记账:费用报销不可只附一张发票,还有这个千万得调
- 2020-04-30-

重要提醒!所有的会计人注意了,费用报销不能只附一张发票,刚刚武汉某公司被查了!实操君提醒:再不看,企业汇算清缴出了事,背锅的就是你会计!还有这个,所得税汇算时,千万别忘记调!到底是什么呢?长沙神途财务小编现在就来告诉大家。

01费用报销能不能只附一张发票?

费用报销能不能直用一张发票?有人就说了,怎么不能,我们一直就是这么干的!这么说的话,大家也无话可说,不过我刚刚看到一个案例,建议大家都看一看。

企业所得税核实情况:

税前列支不符合税收规定的费用未按规定进行纳税调整。

2016年:

经查明,你单位在2016年3月17日记31号凭证中列支会务费140,000.00元,并签订《会务费协议》,《会务费协议》中甲方为该企业,乙方为广州xx酒店有限公司,但《会务费协议》中第四条注明:“...由乙方一次性将款项支付给甲方...”,第五条注明:“...甲方只提供会务服务。”,财务负责人已确认该笔费用为虚假的协议,税收违法证据已经复印并经财务负责人签字确认,因此认定该《会务费协议》为虚假的协议,该笔费用不符合税法真实性的规定,根据《中华人民共和国企业所得税法》第八条和《中华人民共和国企业所得税法实施条例》第二十七条的规定,本次检查调增应纳税所得额158,401.89(18,401.89+140,000.00)元。

大家看完文章先去看看自己公司有没有类似的情况。光靠一张发票并不足以支撑业务是真实合理的,如果光靠一张发票入账无论是在企业内部控制管理还是税务管理上都存在漏洞和风险。


02费用报销不能只附一张发票!

《企业所得税法》第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。

当然,发票这项证据也是非常重要的,虽然企业所得税法并没有明确将税前扣除凭证限定为发票,但是对于能够取得发票的行为来说,符合规定的发票和其他资料一样是证明业务真实合理的有效凭证,也是不可或缺的,这点在其他的文件也是有规定的。

《关于加强企业所得税管理的意见》(国税发〔2008〕88号)第二条第(三)3项规定:加强发票核实工作,不符合规定的发票不得作为税前扣除凭据;

《税收征收管理法》第二十一条规定,纳税人购买商品必须取得合法有效的发票。

国税发[2008]80号国家税务总局关于进一步加强普通发票管理工作的通知第八第(二)在日常检查中发现纳税人使用不符合规定发票特别是没有填开付款方全称的发票,不得允许纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销。

国家税务总局公告2017年第16号国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告第二条不符合规定的发票,不得作为税收凭证。

03费用报销必看的5个要点

1、票据与实际业务吻合

这是费用报销中最基本的常识知识,比如:小伙伴们去采购一批物料,按理应该取得商品购销发票,但最后到财务报销时使用的是接受服务的发票,这样牛头不对马嘴,自然不允许报销。

有的小供应商没有发票怎么办?税务局不会认的,所以记得提醒小伙伴买东西前记得问有没有发票,没发票就换一家吧。


2、附件能有力支撑费用发生的真实性

附件与报销单之间应具有较强的逻辑性和关连性,比如:报销物料采购款,后面的送货单仅写了物料一批和总金额,没有写明物料的用途、送货人和收货人也无签字,财务人员在审核报销单时根据这些现有的单据并不能判断这笔采购业务是否真实发生、有无存在舞弊的风险。


3、取得的发票类别符合税法要求

在这里给大家总结一下:水电费、各类外包服务费、印刷费、办公费、物料采购费用等可以使用专票报销,但吃饭的发票、员工交通费用发票、会所、KTV、酒吧、业务招待馈赠礼品、为员工福利发生的发票等使用普票报销即可。


4、涉及专票报销尽可能价税分离填写

提醒小伙伴,报销过程中涉及到专票报销的,在填写报销单时将专票上的不含税价和税金分成两行填写,这样方便财务后期的账务处理。


5、附件中文件表单符合内部管理流程

这点要求至关重要,一定要告诉小伙伴们,很多费用的报销会牵扯到公司内部几个部门的专业意见,报销事项在发生前应取得这些内部通过的审批意见。

比如:某项目发生土建改造,施工前肯定会对这个工程进行评估,评估通过才能进行施工及后期的费用报销,那么在报销时就需要附上该方案评估通过的文件,这样财务人员审核时才能看到该工程的评估是符合公司内部管理要求的,就可以放心的审核通过了。


当然,这点要求是基于公司内部管控延伸出来的,不同公司要求的标准会不一样,一般来说越是管理规范的公司,在这方面的要求会越严苛。

04费用报销严格审核的4个重点

1、费用报销单或差费报销单上签字不齐全,如部门负责人没有签字或财务负责人没有签字。

要求:费用报销单或差费报销单上报销人、财务负责人、部门负责人均要签字,分公司当地没有财务的,兼职财务人员在财务负责人处签字,部门负责人为分公司经理。


2、报销单填写不规范的问题

1)小写金额与人民币符号之间有空格;

要求:小写金额与人民币符号不得有空格,不得连笔,正确写法¥100.00;错误写法:¥ 100;

2)大写金额无数字部分没有用零或补齐;

要求:大写金额无数字部分用零或补齐;

3)报销单上字迹有涂改和勾抹;

要求:报销单不得涂改,如有错误,需要重新填写;

4)大写金额书写有误;

要求:金额填写规范,无书写错误;

大写数字示例:零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万

5)大写金额与小写金额不一致;

要求:小写金额与大写金额保持一致;

6)项目填写不完整,报销部门、报销日期、附件张数有漏填写的;

要求:项目要填写完整,报销部门、报销时间、报销项目、附件张数要填写完整

3、报销原始单据的问题

1)取得发票上没有加盖销售方发票章;

要求:发票上要盖有销售方发票专用章,并且与销售方名称一致,否则不得报销;

2)取得收据上没有加盖销售方财务章;

要求:收据上要求盖有销售方财务章,没有财务章不得报销;

3)出差日期和行程不同,报销的手撕非机打车票连号或同一号段报销;

要求:出差日期和行程不同,报销的手撕非机打车票不得连号或同一号段报销。

4)报销的手撕非机打车票上没有国税监制章;或虽有国税监制章,但是没有防伪识别码或水印;

要求:手撕非机打车票要印有国税监制章,并且有防伪识别码或水印;


4、报销单粘贴的问题

1)票据粘贴杂乱无章;

要求:票据先分类,再按时间排序,依次粘贴到粘贴单上;小张的票据需要均匀的粘贴,不能厚薄不均,确保单据平整;

2)票据使用订书机装订、固体胶粘贴;

要求:要用胶水粘贴附件;

3)火车票上日期、票价重要信息,被胶水粘住,无法查看;

要求:票据上的金额、日期等重要信息不得被胶水粘贴住,要保证票据信息可见可查。

05所得税汇算时

这个,你千万记得调整!所得税汇算时,有些会计可能觉得工资、相关的福利、工会经费、职工教育经费、还设有资产等都刚刚好,没什么需要调整的,但千万别忘了,有一项你肯定要调整,那就是业务招待费。

纵观纳税调整明细表,业务招待费应该说没有那个单位不会不发生吧。这个费用是发生必调整。


《中华人民共和国企业所得税法实施条例》第四十三条规定,企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出,按照发生额的60%扣除,但最高不得超过当年销售(营业)收入的5‰。


公司2019年销售收入1000万,发生的与生产经营有关的业务招待费支出10万。

借:管理费用-业务招待费 1万

借:销售费用-业务招待费 9万

贷:银行存款 10万

账载金额=10万

2019年扣除限额:1000万*5‰=5万

业务招待费发生额的60%=10万*60%=6万

所以,分析一下,2019年业务招待费准予扣除的金额就是5万,也就是税收金额就是5万。


纳税调整10万-5万=5万。

那么如果2019年发生的与生产经营有关的业务招待费支出4万呢?账载金额为4万。

2019年扣除限额:1000万*5‰=5万

业务招待费发生额的60%=4万*60%=2.4万

所以,分析一下,2019年业务招待费准予扣除的金额就是2.4万,也就是税收金额就是2.4万。

纳税调增4万-2.4万=1.6万


当然,你发生的所有业务招待费都要和生产经营相关,而且要取的合法规范的扣除凭证,这里主要就是指的发票。

公司2019年销售收入1000万,发生的与生产经营有关的业务招待费支出10万,但是其中有2万元未取得合法合规的发票。

未取得发票的2万元不得税前扣除,在进行汇算调整。业务招待费账载金额=10-2=8万。


2019年扣除限额:1000万*5‰=5万

业务招待费发生额的60%=8万*60%=4.8万

所以,分析一下,2019年业务招待费准予扣除的金额就是4.8万,也就是税收金额就是4.8万。

纳税调整=8万-4.8万=3.2万。

同时,未取得发票的2万也需要做纳税调增,我们放到A105000第30行的其他。


很多人会发现,这样调整,业务招待费的账载金额和会计核算金额就不一致了,所有也有另外一种调整思路。

那就是先算出可以税前扣除的业务招待费就是4.8万。在业务招待费栏次我们还是正常调整。

差额的部分,5.2-5=0.2,我们放其他栏次调整。


其实我们日常财务报销最多的计入业务招待费的发票就是餐饮费的发票,以前我们看到的最多的餐饮费发票都是定额发票、通用机打发票,营改增之后,很多餐饮企业都上了增值税发票管理新系统,他们就可以开具增值税普通发票、增值税电子普通发票、增值税普通发票卷式发票。


当然,有朋友会问,那定额发票还有效吗?定额发票当然还有效,但是使用的范围和频率都逐步缩小了,这点可能如果你是报销岗位就能体会到。

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